ประเภทของเลขานุการ

ประเภทของเลขานุการ

เลขานุการแบ่งตามหลักวิชาการ สามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภท คือ

1) เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary) เป็นตำแหน่งเลขานุการที่ถูกกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ และมีอัตราเงินเดือนแน่นอน เลขานุการประเภทนี้ไม่ต้องลาออกแม้มีการเปลี่ยนนาย หรือถ้าตำแหน่งนี้ว่างลง บุคคลในตำแหน่งรองลงมาที่มีความรู้ความสามารถอาจถูกเลื่อนขึ้นสวมตำแหน่งแทนตำแหน่งที่ว่างลงได้ เช่น ตำแหน่งเลขานุการกรม เลขานุการบริษัทฯ เป็นต้น

2) เลขานุการประจำตัวบุคคล (Private Secretary) เป็นเลขานุการซึ่งบุคคลจ้างเพื่อช่วยเหลืองานต่างๆ ประจำตัวบุคคล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความพอใจของผู้จ้าง เช่น เลขานุการส่วนตัวของแพทย์ ดารา นักประพันธ์ เป็นต้น

3) เลขานุการกิตติมศักดิ์ (Honorable Secretary) เป็นเลขานุการที่ถูกแต่งตั้งขึ้นหรือเชื้อเชิญเพื่อไปเป็นเกียรติ เป็นผู้ทรงคุณวุฒิโดยอาชีพ เนื่องจากเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถอย่างกว้างขวาง จนเป็นที่ยอมรับของสังคม เลขานุการประเภทนี้ไม่มีเงินเดือนเป็นค่าตอบแทน แต่มีเกียรติที่ได้รับเชิญให้ดำรงตำแหน่งนี้

4) เลขานุการพิเศษ (Special Secretary) เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ปกติอยู่แล้ว แต่มีงานพิเศษบางอย่าง ซึ่งต้องเข้าไปร่วมงานนั้น หรือได้รับเชิญพิเศษเป็นบางครั้งให้ทำหน้าที่เป็นเลขานุการในงานนั้น เนื่องจากเป็นผู้ที่มีความรู้ ความสามารถ มีประสบการณ์ เช่น เลขานุการกรมศาสนา เลขานุการบูรณะวัด

เลขานุการในการประชุมบางครั้งเลขานุการแบ่งตามหลักการธุรกิจ

1) เลขานุการชั้นต้น (Junior Secretary) เป็นเลขานุการที่จบการศึกษาใหม่ยังไม่มีประสบการณ์ จะให้ทำงานในลักษณะงานประจำ (Routine Work) และมีหน้าที่เป็นผู้ช่วยเลขานุการ

2) เลขานุการอาวุโสหรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary) เป็นเลขานุการที่มีประสบการณ์ในงานเลขานุการมาก จนได้รับการไว้วางใจจากนาย โดยมีอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบสูงกว่าเลขานุการขั้นต้น เช่น มีความรับผิดชอบจัดงานประชุม โต้ตอบจดหมาย จัดเตรียมการเดินทางให้นายจ้างได้

3) เลขานุการบริหาร (Executive Secretary หรือ Administrative Secretary) เป็นเลขานุการที่จะช่วยงานนายจ้างทางด้านการบริหาร เช่น ตัดสินใจ สั่งการแทน วางแผน วางนโยบายหรือวางแนวทางปฏิบัติ
คุณสมบัติที่ดีของเลขานุการงานเลขานุการเป็นงานที่ยุ่งยาก สลับซับซ้อนและแข่งขันกับเวลา จะต้องติดต่อกับบุคคลหลายประเภท จะต้องเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร เป็นตัวแทนในหลายโอกาส

ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่เลขานุการจึงควรเป็นบุคคลที่มีคุณสมบัติดังนี้ คือ

1) มีบุคลิกลักษณะและอุปนิสัยที่ดี

2) มีความรู้ในวิชาเทคนิคเกี่ยวกับงานเลขานุการ

3) มีพื้นฐานความรู้ทั่วไปดี

4) เคยผ่านการฝึกงาน